Je boekhouding uitbesteden: wat geef je uit handen en wat niet
Als je je boekhouding uitbesteedt, boekt iemand anders je bankregels, zoekt de bonnen erbij en sluit de maand af. Een paar dingen blijven bij jou, en een paar horen bij je accountant. Hieronder lees je hoe dat verdeeld is, en waar je op let als je een aanbieder kiest.
Wat een boekhouder van je overneemt
Het dagelijkse werk in je administratie gaat naar de boekhouder. Als het goed geregeld is, hoef je zelf niet meer in je boekhoudpakket te boeken.
- Elke bankregel boeken op de juiste grootboekrekening, met het juiste btw-tarief
- De bon of factuur bij elke betaling zoeken en als bijlage bij de boeking zetten
- Ontvangsten koppelen aan de verkoopfacturen die nog openstaan
- Jou vragen naar wat ontbreekt, en je herinneren als het blijft liggen
- De maand afsluiten, met de controle of alles is verwerkt en of de btw klopt
- De btw-aangifte klaarzetten, als dat in de afspraak zit
Hoe ver dat gaat, verschilt per aanbieder. Vraag het na voordat je tekent. Wat een afgesloten maand bij ons inhoudt, lees je op maandafsluiting.
Wat je zelf blijft doen
Een boekhouder kan alleen boeken wat hij ziet. Een paar dingen kan niemand anders voor je doen.
- Bonnen doorsturen. Een bankregel laat zien dat er geld weg is. De bon laat zien waarvoor. De btw die je aftrekt, moet je kunnen aantonen met een factuur die aan de eisen voldoet. Stuur bonnen en inkoopfacturen dus door zodra je ze hebt.
- Factureren. Je verkoopfacturen maak en verstuur je zelf, in je eigen pakket of programma. De boekhouder koppelt de betalingen eraan als ze binnenkomen.
- Vragen beantwoorden. Was die betaling zakelijk of privé? Hoort deze overboeking bij een lening of bij een factuur? Alleen jij weet het. Hoe sneller je antwoordt, hoe eerder de maand dicht kan.
- Toegang en bankkoppeling bijhouden. De boekhouder werkt met de toegang die jij geeft. Vraagt je bank om je toestemming te vernieuwen, dan moet jij inloggen. Hoe dat gaat, staat in bankkoppeling problemen.
- Betalen. Je rekeningen en de btw betaal je zelf, vanaf je eigen rekening, tenzij je daar iets anders over afspreekt.
Wat bij je accountant blijft
Een boekhouder houdt de administratie bij. Een accountant maakt er aan het eind van het jaar de stukken van die de wet of de Belastingdienst vraagt, en adviseert je over je belastingen.
- De jaarrekening
- De aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting
- Loonadministratie, als je personeel hebt
- Belastingadvies, bijvoorbeeld over een investering of over je rechtsvorm
Bij OpenZero doen we geen van deze vier. Loonadministratie, jaarrekening en belastingadvies blijven bij je accountant. Heb je er geen, dan noemen we je er graag een. Het verschil tussen de twee beroepen lees je in boekhouder of accountant.
Werk je met allebei, laat ze dan in hetzelfde pakket werken. Je accountant ziet dan bij elke boeking de bon en hoeft niet te vragen naar wat er al bij staat.
Je blijft zelf verantwoordelijk
De wet legt de administratieplicht bij de ondernemer. Artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen zegt dat je een administratie voert waaruit je rechten en plichten blijken, en dat je die zeven jaar bewaart. Voor gegevens over onroerende zaken geldt volgens de Belastingdienst tien jaar. Als je het werk uitbesteedt, blijven die plichten bij jou.
Daarom maakt het uit waar je administratie staat. Staat hij in een pakket op jouw naam, dan kun je er altijd bij, ook als je stopt met je boekhouder. Staat hij in het systeem van het kantoor, vraag dan hoe je je gegevens krijgt als je weggaat, en in welke vorm.
Wat je precies moet bewaren, lees je in bonnen bewaren.
Zo beoordeel je een aanbieder
Stel elke aanbieder deze vier vragen voordat je kiest.
| Vraag | Waarom het uitmaakt |
|---|---|
| In wiens pakket wordt geboekt? | Staat de administratie in je eigen pakket, dan blijft hij van jou en hoeft er niets te verhuizen als je wisselt. Staat hij bij het kantoor, dan ben je afhankelijk van wat zij je meegeven. |
| Wie kijkt het werk na, en wanneer? | Vraag of er software meeboekt, en zo ja, wie dat nakijkt, hoe vaak en hoeveel. Vraag ook of de maand wordt afgesloten, en wat daarvoor gecontroleerd wordt. |
| Staat de prijs op de site? | Een vaste prijs die je vooraf kunt lezen, maakt vergelijken makkelijk. Vraag ook wat er gebeurt als je meer transacties hebt dan in je abonnement passen. |
| Hoe stop je? | Kijk naar de opzegtermijn en naar wat je meekrijgt. Kun je per maand opzeggen, en staat alles dan al op de goede plek? |
Bij ons boeken we in je eigen pakket. Een boekhouder kijkt elke maand na voordat we afsluiten. De prijzen staan op tarieven, en opzeggen kan per maand met een mailtje voor het begin van de volgende maand. Wil je van je huidige boekhouder af, lees dan van boekhouder wisselen.
Wat het kost
Wat je voor je geld krijgt, verschilt per aanbieder. Vergelijk daarom ook wat er in de prijs zit, zoals het aantal transacties en of de btw-aangifte erbij hoort.
Bij OpenZero betaal je € 49, € 129 of € 289 per administratie per maand, excl. btw. Het verschil zit in het aantal banktransacties en in wat erbij hoort. Bij Professional en Complete zetten we bijvoorbeeld je btw-aangifte per kwartaal klaar. Alles staat op tarieven. Hoe andere kantoren rekenen, lees je in wat kost een boekhouder.
Zo gaat het bij OpenZero
- Je meldt je aan en geeft ons toegang tot je eigen pakket. We werken in Moneybird, Exact Online, SnelStart, Twinfield, Xero en QuickBooks. Zie pakketten.
- Je krijgt een eigen mailadres voor bonnen en facturen. Je stuurt ze daarheen of zet ze in het portaal.
- We boeken wat binnenkomt. Missen we een bon, dan krijg je een linkje en maak je een foto. Na een week sturen we een herinnering, na twee weken nog één.
- Als alles klopt, kijkt een boekhouder de maand na en sluit hem af.
Ben je achter met je boekhouding, dan beginnen we met de oude maanden, de oudste eerst. Zie achterstand inhalen.
Veelgestelde vragen
- Ik heb al een accountant. Kan ik mijn boekhouding dan nog uitbesteden?
- Ja. Je accountant houdt dezelfde toegang tot je pakket en ziet bij elke boeking de bon. Ziet hij of zij iets wat niet klopt, dan mag dat ook rechtstreeks aan ons worden doorgegeven.
- Moet ik mijn bonnen zelf nog bewaren?
- De bewaarplicht blijft bij jou. Staat de bon als bijlage bij de boeking in je eigen pakket, dan vind je hem daar terug. Wat verder meetelt, lees je in bonnen bewaren.
- Moet ik overstappen naar een ander boekhoudpakket?
- Bij ons niet, als je een van de zes pakketten gebruikt waarin we werken. Heb je nog geen pakket, dan helpt Moneybird of Exact Online je bij het kiezen.