Van boekhouder wisselen zonder van pakket te wisselen

Eerst kijken waar je administratie staat

Voordat je opzegt, zoek je uit in welk pakket je boekhouding staat en op wiens naam het abonnement loopt.

Staat het op jouw naam, in Moneybird, Exact Online, SnelStart, Twinfield, Xero of QuickBooks, dan hoeft er niets te verhuizen. De nieuwe boekhouder krijgt toegang tot hetzelfde pakket en gaat verder waar de oude stopte.

Werkt je oude boekhouder in een pakket of licentie van het kantoor zelf, dan moet je administratie eruit. Vraag dan een volledige export, met alle documenten. Je administratie valt onder de bewaarplicht van 7 jaar, ook het deel dat bij je oude boekhouder staat. Overzetten naar een ander systeem heet bij de Belastingdienst conversie, en daar horen voorwaarden bij. Zie bonnen bewaren.

Waarom je eigen pakket het makkelijk maakt

• De boekingen van de afgelopen jaren blijven staan, met de bonnen die eraan zijn gehangen
• Je hoeft niets te exporteren of opnieuw in te lezen, dus er is geen conversie
• De nieuwe boekhouder ziet hoe leveranciers tot nu toe zijn geboekt, en kan op dezelfde manier verder
• Je accountant houdt dezelfde toegang en hoeft niets te veranderen
• Stop je later weer, dan herhaal je alleen de stappen hieronder

Twijfel je bij een nieuwe boekhouder of die in jouw pakket wil werken, vraag het dan voordat je opzegt bij de oude.

Zo stap je over

1. Lees in je contract na wat de opzegtermijn is, en zeg schriftelijk op. Noem de laatste maand die de oude boekhouder nog doet.
2. Spreek af wie het lopende btw-kwartaal afmaakt en de aangifte indient. Doe dit voordat je de toegang intrekt.
3. Vraag de oude boekhouder om de stukken in de lijst hieronder.
4. Geef de nieuwe boekhouder toegang tot je pakket.
5. Trek de toegang van de oude boekhouder in, in je pakket en bij de Belastingdienst.
6. Laat je accountant weten wie vanaf welke maand je boekhouding doet.

Wat je aan je oude boekhouder vraagt

• Tot en met welke datum alles is geboekt, en welke bankregels nog openstaan
• De bonnen en facturen die niet als bijlage in je pakket staan
• Een lijst van bonnen die nog ontbreken en vragen die nog bij jou liggen
• Kopieën van de btw-aangiften van dit jaar en van eventuele correcties
• Afspraken die ze met de Belastingdienst of je accountant hebben gemaakt
• Werkte het kantoor in een eigen pakket, dan een volledige export met alle documenten

Een goede boekhouder heeft dit liggen. Hoe sneller je het vraagt, hoe kleiner de kans dat er iets tussen wal en schip raakt.

Het lopende btw-kwartaal

De aangifte over een kwartaal moet binnen zijn op de laatste dag van de maand erna. Wissel je in de laatste maand van een kwartaal, of in de maand daarna, dan loopt de overstap precies over een aangifte heen.

Het eenvoudigste is dat de oude boekhouder het kwartaal afmaakt waar hij of zij al in zit, en de nieuwe boekhouder begint op de eerste dag van het volgende kwartaal. Lukt dat niet, spreek dan per maand af wie wat boekt, en wie de aangifte klaarzet en indient.

Logde je oude boekhouder namens jou in bij de Belastingdienst, met een DigiD-machtiging of een ketenmachtiging, laat die dan stoppen zodra de laatste aangifte binnen is.

Halverwege het jaar wisselen

Dat kan. Er is geen regel die zegt dat je pas op 1 januari mag overstappen. Zorg wel voor een duidelijke grens. Kies een datum, en laat de nieuwe boekhouder controleren of het saldo van je bankrekening in het pakket op die datum klopt met je bankafschrift.

Vindt de nieuwe boekhouder fouten in de maanden ervoor, dan worden die gecorrigeerd. Gaat het om btw, dan neem je een fout tot € 1.000 mee in de volgende aangifte. Is het meer, dan doe je een suppletie. Zie btw-aangifte per kwartaal.

Overstappen naar OpenZero

Je meldt je aan, betaalt de eerste maand met iDEAL en geeft ons toegang tot je boekhoudpakket. Hoe je die toegang geeft, verschilt per pakket. Dat staat bij pakketten.

Je accountant houdt dezelfde toegang. Er hoeft niets te verhuizen. Vanaf de eerste maand boeken we je bankregels en zoeken we de bonnen erbij, en een boekhouder kijkt de maand na voordat we afsluiten. Zie maandafsluiting.

Heeft je oude boekhouder maanden laten liggen, dan halen we die eerst in, de oudste maand eerst. Zie achterstand inhalen.

Opzeggen bij ons kan per maand. Een mailtje voor het begin van de volgende maand is genoeg. Wat het kost, staat bij tarieven. Loonadministratie, de jaarrekening en belastingadvies doen we niet. Dat blijft bij je accountant.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn accountant ook vervangen?

Nee. Je accountant houdt dezelfde toegang tot je pakket en doet de jaarrekening zoals altijd. Laat wel weten wie vanaf welke maand de boekhouding doet.

Mijn oude boekhouder reageert niet. Wat nu?

Staat je boekhouding in je eigen pakket, dan kun je de toegang zelf intrekken en de nieuwe boekhouder toegang geven. Wat ontbreekt, zoekt de nieuwe boekhouder met jou uit, vanuit je bankregels.

Moet ik mijn nieuwe boekhouder mijn wachtwoord geven?

Bij ons niet. Je geeft toegang via de koppeling met je pakket, en die trek je in je pakket weer in wanneer je wilt. Hoe dat per pakket gaat, staat bij pakketten.

Kan ik midden in een kwartaal overstappen?

Ja. Spreek dan per maand af wie wat boekt en wie de aangifte over dat kwartaal klaarzet en indient.