OpenZero is een dienst van No Name B.V. In deze verklaring staat welke persoonsgegevens we gebruiken, waarvoor, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn.
Wie we zijn
No Name B.V., handelend onder de naam OpenZero
Dierenriem 42A, 7071 TH Ulft
KvK 77121481 · btw NL860907910B01
Vragen over privacy: [email protected]
Twee rollen
Wij bepalen zelf wat we doen met de gegevens van onze klanten en hun contactpersonen, van bezoekers van de website en van mensen die ons een bericht sturen. Voor die gegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en geldt deze verklaring.
Wij werken in opdracht als we de boekhouding van een klant bijhouden. De banktransacties, facturen en bonnen in die boekhouding bevatten vaak gegevens van anderen: leveranciers, klanten en medewerkers van onze klant. Die gegevens verwerken we als verwerker, alleen voor die boekhouding en volgens de verwerkersovereenkomst die we met elke klant sluiten. Onze klant is daarvoor verantwoordelijk. Vragen over die gegevens kun je het beste aan hem stellen; we helpen hem met het antwoord.
Welke gegevens we gebruiken en waarvoor
| Van wie | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Klanten en hun contactpersonen | naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat opgeeft, bedrijfsgegevens, KvK-nummer, taal | het abonnement afsluiten en uitvoeren, contact over je boekhouding | uitvoering van de overeenkomst |
| Klanten | betaalmethode (die bewaart Stripe, wij zien alleen het soort en de laatste cijfers), betaalstatus en facturen | het abonnement elke maand innen | uitvoering van de overeenkomst |
| Klanten | onze facturen en betalingen | onze eigen boekhouding | wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) |
| Gebruikers van het portaal (ook medewerkers en budgethouders van een klant) | naam, e-mailadres, rol, afdeling, de laatste cijfers van een bedrijfspas, inloggegevens, wanneer je inlogde, goedkeuringen die je gaf | inloggen met een link per e-mail, laten zien welke bonnen we van jou nodig hebben, goedkeuren van uitgaven | uitvoering van de overeenkomst met onze klant; ons gerechtvaardigd belang om de juiste persoon te vragen |
| Onze boekhouders | naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), tweestapsverificatie, wat ze in het systeem deden | toegang tot het systeem en bijhouden wie wat deed | uitvoering van de arbeidsovereenkomst; gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Mensen die het contactformulier gebruiken | naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat opgeeft, je bericht | je vraag beantwoorden | gerechtvaardigd belang |
| Bezoekers van de website | IP-adres en technische gegevens in serverlogs | de website veilig en werkend houden, misbruik tegengaan | gerechtvaardigd belang |
Je bent niet verplicht ons gegevens te geven. Zonder naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens kunnen we geen abonnement afsluiten.
Software en automatisering
Wij lezen bonnen en facturen met software, ook met kunstmatige intelligentie (AI). Die software doet voorstellen: bij welke banktransactie een bon hoort en op welke grootboekrekening iets geboekt wordt. Een boekhouder controleert die voorstellen. Alleen boekingen die volgen uit regels die je boekhouder heeft goedgekeurd, boeken we automatisch, en ook die kijkt hij steekproefsgewijs na. We nemen geen besluiten over personen die alleen door software genomen worden en rechtsgevolgen hebben.
We gebruiken de gegevens van klanten niet om AI-modellen te trainen, en onze leveranciers van AI doen dat ook niet.
Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren. Met elk van hen hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| DigitalOcean | hosting van de website, de database en de documenten | Amsterdam (EU) |
| Stripe | betalingen van het abonnement en onze facturen | Ierland (EU); Stripe kan gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten |
| Microsoft (Azure AI Document Intelligence) | tekst lezen uit bonnen en facturen | EU |
| Anthropic (Claude) | voorstellen doen voor koppelen en boeken | Verenigde Staten |
| Enable Banking | banktransacties ophalen als je je bank koppelt | Finland (EU) |
| Onze e-maildienst | e-mails versturen, zoals inloglinks en herinneringen | EU |
| Kamer van Koophandel | bedrijfsgegevens opzoeken bij aanmelding | Nederland |
Daarnaast werken we in het boekhoudpakket dat jij kiest, zoals Moneybird, Exact Online, Twinfield, SnelStart, QuickBooks of Xero, en halen we uitbetalingen op bij Stripe, Mollie, PayPal of Shopify als je die koppelt. Dat gebeurt op jouw verzoek en onder de voorwaarden van die partijen.
Als de wet ons verplicht, geven we gegevens aan bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst.
Gegevens buiten de EU
Anthropic zit in de Verenigde Staten. Om voorstellen te doen, krijgt Claude de tekst van een bon of factuur en de gegevens van de banktransactie. We hebben met Anthropic standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken. Volgens zijn zakelijke voorwaarden gebruikt Anthropic deze gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert het ze binnen 30 dagen.
Stripe kan betaalgegevens doorgeven aan Stripe, Inc. in de Verenigde Staten. Ook daarvoor gelden standaardcontractbepalingen.
Een kopie van deze afspraken kun je opvragen via [email protected].
Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| Klant- en contactgegevens | zolang je klant bent, en daarna 2 jaar |
| Onze facturen en betalingen | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Documenten, transacties en boekingen in onze systemen | zolang je klant bent. Na het einde kun je ze 30 dagen downloaden; daarna verwijderen we ze binnen 60 dagen. Je boekhouding zelf staat in je eigen pakket. |
| Inlogs, sessies en het logboek van wie wat deed | 2 jaar |
| Berichten via het contactformulier | 1 jaar, of langer als je klant wordt |
| Serverlogs | 30 dagen |
| Back-ups | 14 dagen |
Beveiliging
- Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
- Toegangsgegevens voor boekhoudpakketten en banken slaan we versleuteld op.
- Onze boekhouders loggen in met wachtwoord en tweestapsverificatie, en zien alleen de klanten met wie ze werken.
- We houden bij wie wat deed. We maken elke dag een back-up.
Merk je iets wat op een datalek lijkt? Meld het via [email protected].
Cookies
We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken:
- een cookie dat je ingelogd houdt (
oz_session); - een cookie dat je taalkeuze onthoudt (
oz_lang).
We gebruiken geen cookies voor statistieken of advertenties, en geen trackers van anderen. Daarom vragen we geen toestemming voor cookies.
Je rechten
Je kunt ons vragen:
- je gegevens in te zien;
- ze te verbeteren;
- ze te verwijderen;
- het gebruik ervan te beperken;
- ze aan jou of een ander over te dragen.
Ook kun je bezwaar maken tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang. Mail naar [email protected]. We antwoorden binnen een maand. Soms vragen we eerst te laten zien dat het om jouw gegevens gaat.
Gaat het om gegevens in de boekhouding van een van onze klanten? Dan sturen we je verzoek door naar die klant.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
Als we deze verklaring wijzigen, zetten we de nieuwe versie op deze pagina. Bij grote wijzigingen laten we klanten dat eerst per e-mail weten.