Bonnen bewaren: hoe lang en in welke vorm?

Hoe lang je bewaart

De termijn begint pas als een stuk niet meer actueel is. Een leasecontract dat vier jaar loopt, hoort die vier jaar bij je lopende administratie. Daarna gaan de 7 jaar in.

Met de Belastingdienst kun je afspreken dat je sommige gegevens korter bewaart. Voor je grootboek, je in- en verkoopadministratie en je debiteuren en crediteuren kan dat niet. Die bewaar je altijd 7 jaar.

Stop je met je bedrijf, dan blijft de bewaarplicht gewoon gelden. Je bewaart je administratie dan nog minstens 7 jaar.

Wat als bon telt

De Belastingdienst noemt alles wat bij je boekingen hoort bescheiden. Dat zijn kassabonnen, facturen, bankafschriften en correspondentie. Voor je btw is het belangrijk dat het stuk laat zien wat je kocht en hoeveel btw erin zat.

• Tot € 100 inclusief btw is een vereenvoudigde factuur genoeg. Daarop staan de datum, de naam en het adres van de verkoper, wat je hebt gekocht en de btw. Een uitgebreide kassabon kan daaraan voldoen.
• Boven € 100 heb je een volledige factuur nodig, met onder meer je eigen bedrijfsnaam en adres erop. Vraag daar bij het afrekenen om.
• Een pinbonnetje van de betaalautomaat laat alleen het bedrag en de betaling zien. Wat je kocht en hoeveel btw erin zat, staat er niet op. Bewaar de kassabon zelf.

Papier of digitaal

Je bewaart een stuk in de vorm waarin je het kreeg. Een factuur die als pdf per mail binnenkwam, bewaar je als pdf. Afdrukken en het bestand weggooien is niet genoeg.

Papieren bonnen en facturen mag je scannen of fotograferen en digitaal bewaren. De scan moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn, en de echtheidskenmerken moeten erop te zien zijn. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. De digitale versie bewaar je even lang, 7 of 10 jaar, en de Belastingdienst moet hem binnen een redelijke termijn kunnen controleren.

Kassabonnen op thermisch papier vervagen. Maak er daarom een foto van op de dag dat je ze krijgt.

Waar je ze bewaart

De beste plek voor een bon is bij de boeking waar hij bij hoort. De meeste boekhoudpakketten laten je een document als bijlage aan een boeking hangen. Dan hoef je bij een vraag van de Belastingdienst of je accountant niet te zoeken.

• Een factuur die alleen in je mailbox staat, is lastig terug te vinden en verdwijnt als je van mailadres wisselt
• Een map met losse foto’s op je telefoon zegt niets over welke betaling erbij hoort
• Bewaar je administratie op meer dan één plek, zodat brand, diefstal of een kapotte schijf je niet alles kost

Als je je administratie overzet

Zet je je hele administratie over naar een andere vorm, van papier naar digitaal of van het ene systeem naar het andere, dan heet dat conversie. Dat mag als je aan deze voorwaarden voldoet.

• Je zet alle gegevens over
• Je zet ze inhoudelijk juist over
• De nieuwe vorm is de hele bewaartermijn beschikbaar
• Je kunt de gegevens binnen redelijke tijd leesbaar maken
• Een controle is binnen redelijke tijd mogelijk
• Je bewaart hoe je hebt gecontroleerd dat de overgezette gegevens kloppen met het origineel

Dit speelt ook als je stopt met een boekhoudpakket. Exporteer je administratie dan eerst, met de bijlagen. Wat je moet regelen als je van boekhouder wisselt, lees je bij van boekhouder wisselen.

Hoe het bij ons gaat

Elke klant krijgt een eigen mailadres voor bonnen en facturen, zoals [email protected]. Een factuur die per mail binnenkomt, stuur je daar door. De pdf blijft dan een pdf. Een papieren bon fotografeer je met je telefoon in het portaal.

Missen we een bon bij een bankregel, dan krijg je een linkje en maak je een foto. Na een week sturen we een herinnering, na twee weken nog één.

We zetten de bon als bijlage bij de boeking in je eigen boekhoudpakket. Bon en boeking staan dan op één plek, ook voor je accountant. Twinfield kan via de koppeling geen bijlagen opslaan. Daar bewaren we de bon bij ons, bij de boeking waar hij hoort, en staat in de omschrijving van de boeking wat het is. Hoe dat per pakket gaat, zie je bij pakketten. Hoe we elke maand nakijken of er nog bonnen ontbreken, lees je bij maandafsluiting.

Dat geldt bij elk abonnement. De prijzen staan bij tarieven. Vragen over wat je fiscaal mag aftrekken zijn belastingadvies, en dat blijft bij je accountant.

Veelgestelde vragen

Mag ik de papieren bon weggooien als ik er een foto van heb?

Ja, als de foto het hele origineel goed leesbaar laat zien en je hem 7 jaar bewaart op een plek waar de Belastingdienst hem kan inzien.

Moet ik ook bonnen bewaren van dingen die ik met mijn bankpas betaalde?

Ja. Het bankafschrift laat zien dat je betaald hebt. De bon of factuur laat zien wat je kocht en hoeveel btw erin zat. Je hebt ze allebei nodig.

Moet ik facturen die ik per mail kreeg ook bewaren?

Ja, en digitaal. Een factuur die je als pdf ontving, bewaar je als pdf, 7 jaar lang. Afdrukken is niet genoeg.

Hoe lang bewaar ik mijn administratie als ik stop met mijn bedrijf?

Nog minstens 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken.