Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor de dienst OpenZero van No Name B.V. Dierenriem 42A, 7071 TH Ulft. KvK 77121481, btw NL860907910B01.

1. Begrippen

Wij: No Name B.V., handelend onder de naam OpenZero.
Klant: het bedrijf, de zelfstandige of de organisatie die een abonnement bij ons afsluit. Dat kan ook een eenmanszaak, vereniging of stichting zijn.
Dienst: het bijhouden van de boekhouding van de klant zoals beschreven in artikel 3, met het klantportaal en de software die we daarvoor gebruiken.
Administratie: één boekhouding in één boekhoudpakket, meestal van één bedrijf.
Pakket: het boekhoudprogramma van de klant, zoals Moneybird, Exact Online, Twinfield, SnelStart, QuickBooks of Xero.
Portaal: de website waar de klant en zijn medewerkers bonnen aanleveren, vragen beantwoorden en uitgaven goedkeuren.

2. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van ons en elke overeenkomst met ons. Algemene voorwaarden van de klant gelden niet.
Onze dienst is bedoeld voor bedrijven en organisaties. Wie een abonnement afsluit, doet dat in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
Een afwijking van deze voorwaarden geldt alleen als we die schriftelijk hebben afgesproken. Een e-mail telt ook als schriftelijk.
Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. We vervangen de ongeldige bepaling dan door een bepaling die er zo dicht mogelijk bij komt.

3. De dienst

We houden de boekhouding van de klant bij in zijn eigen pakket. Dat houdt in dat we:
- banktransacties ophalen;
- bonnen en facturen bij de transacties zoeken en bij de klant opvragen;
- transacties boeken op de juiste grootboekrekening en met het juiste btw-tarief;
- de bon als bijlage bij de boeking zetten.
Bij elk abonnement controleert een boekhouder elke maand de boekingen. Wat er verder bij een abonnement hoort, zoals het klaarzetten van de btw-aangifte, een vaste contactpersoon of een jaardossier voor de accountant, staat bij het abonnement op openzero.nl/tarieven op het moment dat de klant het afsluit.
Bij de dienst horen niet, tenzij we het schriftelijk afspreken:
- het opstellen van de jaarrekening;
- het doen van aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting;
- de loonadministratie;
- fiscaal of juridisch advies.
Zetten we een btw-aangifte klaar, dan controleert de klant die en dient hij die zelf in, of laat hij dat zijn accountant doen. Dienen wij de aangifte namens de klant in, dan doen we dat alleen als we dat schriftelijk hebben afgesproken en de klant de aangifte vooraf heeft goedgekeurd.
We gebruiken software om bonnen te lezen en voorstellen te doen, ook kunstmatige intelligentie. Voorstellen die niet volgen uit regels die de boekhouder heeft goedgekeurd, worden door een boekhouder bekeken voordat ze geboekt worden. Automatische boekingen volgens die regels controleren we steekproefsgewijs.
We doen ons best om de dienst goed en op tijd te leveren. We garanderen geen bepaald resultaat. Termijnen die we noemen zijn streefdata, tenzij we uitdrukkelijk een fatale termijn hebben afgesproken.
We mogen de software en de werkwijze aanpassen, zolang de dienst daardoor niet wezenlijk minder wordt. Is dat wel zo, dan mag de klant de overeenkomst per direct opzeggen.

4. Wat we van de klant nodig hebben

De klant geeft ons toegang tot zijn pakket en, als dat nodig is, tot zijn bank of betaalprovider. Hij zorgt dat die toegang blijft werken.
De klant levert bonnen, facturen en informatie die we vragen volledig, juist en op tijd aan. Dat kan via het portaal of via het e-mailadres dat we hem geven. Dat geldt ook voor de medewerkers die hij toegang geeft.
De klant blijft zelf verantwoordelijk voor:
- zijn administratie en het bewaren daarvan zolang de wet dat eist;
- het op tijd doen van aangiften;
- het betalen van belastingen.
Wij helpen daarbij, binnen wat bij zijn abonnement hoort.
Het pakket en de koppelingen met banken en betaalproviders zijn diensten van anderen. De klant sluit daarvoor zelf een overeenkomst en betaalt de kosten daarvan zelf.
De klant zorgt dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het portaal. Hij laat het ons meteen weten als iemand er geen toegang meer mag hebben.
Levert de klant iets niet of niet op tijd, dan mogen we het werk dat daarvan afhangt uitstellen. Moeten we daardoor extra werk doen, dan mogen we dat in rekening brengen, maar alleen als we dat vooraf hebben laten weten.

5. Aanmelden en totstandkoming

De klant meldt zich aan op openzero.nl. De overeenkomst ontstaat zodra de aanmelding af is en de eerste betaling is gelukt.
We mogen een aanmelding weigeren, bijvoorbeeld als we de dienst niet goed kunnen leveren met het pakket van de klant.

6. Prijzen en betalen

De prijzen gelden per administratie per maand en zijn exclusief btw. Elk abonnement heeft een maximum aantal banktransacties per maand.
Het abonnement wordt elke maand vooraf betaald via Stripe: met automatische incasso (SEPA), iDEAL of creditcard. De eerste maand betaalt de klant bij de aanmelding. De klant krijgt elke maand een factuur per e-mail en kan zijn betaalmethode zelf wijzigen.
Heeft een administratie meer transacties dan bij het abonnement hoort, dan overleggen we met de klant. Gebeurt dat twee maanden achter elkaar, dan mogen we het abonnement vanaf de volgende maand verhogen naar het abonnement dat past. We laten dat vooraf weten.
We mogen onze prijzen één keer per jaar aanpassen. Een prijsverhoging maken we minstens 30 dagen van tevoren bekend. Gaat de klant daar niet mee akkoord, dan mag hij opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.
Lukt een betaling niet, dan proberen we het opnieuw en sturen we een betaalverzoek. Betaalt de klant ook niet binnen 14 dagen na een herinnering, dan:
- is hij de wettelijke handelsrente verschuldigd;
- mogen we de dienst opschorten tot er betaald is.
We laten dat eerst weten.
Bezwaar tegen een factuur meldt de klant binnen 30 dagen na de factuurdatum.

7. Duur en opzeggen

Het abonnement loopt per maand en wordt elke maand stilzwijgend verlengd.
De klant kan het abonnement opzeggen in het portaal of per e-mail, tegen het einde van de lopende maand. De opzegging moet er zijn vóór het begin van de volgende maand. Betaalde maanden betalen we niet terug.
Wij kunnen het abonnement opzeggen met een termijn van één maand.
Elk van ons mag de overeenkomst per direct beëindigen als:
- de ander na een schriftelijke aanmaning zijn verplichtingen niet nakomt;
- de ander failliet gaat of surseance van betaling krijgt;
- het bedrijf van de ander wordt beëindigd.
Na het einde:
- stoppen we met de dienst;
- stoppen we met boeken en halen we onze toegang tot het pakket, de bank en de betaalproviders weg;
- kan de klant zijn documenten nog 30 dagen downloaden uit het portaal;
- verwijderen we daarna de gegevens in onze systemen binnen 60 dagen, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren.
Wat we hebben geboekt, staat in het eigen pakket van de klant en blijft daar.

8. Fouten

Ziet de klant een fout in een boeking, dan meldt hij die zo snel mogelijk. We herstellen fouten die wij hebben gemaakt kosteloos.
Komt een fout voort uit onjuiste of onvolledige informatie van de klant, dan herstellen we die ook. Kost dat veel tijd, dan mogen we die tijd in rekening brengen, maar alleen als we dat vooraf hebben laten weten.

9. Aansprakelijkheid

We zijn alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een tekortkoming die ons toe te rekenen is. Directe schade is:
- de redelijke kosten om onze fout te herstellen;
- de redelijke kosten om de schade vast te stellen;
- een boete of belastingrente die de klant moet betalen omdat wij een fout maakten.
We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals:
- gevolgschade;
- gederfde winst;
- gemiste besparingen;
- schade door bedrijfsstagnatie.
We zijn niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat:
- de klant of zijn medewerkers onjuiste, onvolledige of late informatie gaven;
- het pakket, de bank of een betaalprovider niet of niet goed werkte.
Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de klant ons in de 12 maanden daarvoor betaalde voor de administratie waar het om gaat. Een reeks samenhangende gebeurtenissen telt als één gebeurtenis.
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.
De klant moet schade binnen 12 maanden nadat hij die ontdekte schriftelijk bij ons melden. Daarna vervalt het recht op vergoeding.

10. Overmacht

We hoeven onze verplichtingen niet na te komen als ons dat door overmacht niet lukt. Onder overmacht valt ook een storing of wijziging bij het pakket, een bank, een betaalprovider, Enable Banking of onze hostingpartij. Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen we allebei de overeenkomst opzeggen.

11. Persoonsgegevens

Bij de dienst verwerken we persoonsgegevens voor de klant. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst op openzero.nl/verwerkersovereenkomst. Die maakt deel uit van de overeenkomst. Hoe we met onze eigen gegevens omgaan, staat in onze privacyverklaring op openzero.nl/privacy.

12. Geheimhouding

We houden alles wat we over de klant en zijn bedrijf te weten komen geheim. Dat geldt niet voor wat we volgens de wet moeten delen. Onze boekhouders en leveranciers hebben dezelfde plicht. De klant houdt geheim wat hij over onze werkwijze en prijsafspraken te weten komt, voor zover die niet openbaar zijn.

13. Rechten

De software, het portaal en onze werkwijze blijven van ons. De klant krijgt alleen het recht om ze te gebruiken zolang de overeenkomst loopt. De administratie, de documenten en de gegevens van de klant blijven van de klant.

14. Wijzigingen van deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging maken we minstens 30 dagen van tevoren per e-mail bekend. Is de klant het niet eens met een wijziging die in zijn nadeel is, dan mag hij opzeggen tegen de datum waarop die ingaat.

15. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en elke overeenkomst met ons is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen die we samen niet oplossen, leggen we voor aan de rechtbank Gelderland.
Deze voorwaarden zijn er in meerdere talen. Bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.