Wat een boekhouder elke maand nakijkt

Onze lijst voordat we een maand afsluiten

• Elke bankregel van de maand is geboekt, gekoppeld of met een reden afgehandeld. Een maand met open regels sluiten we nooit af.
• Er liggen geen documenten meer die nog nagekeken moeten worden
• De btw volgens onze boekingen is gelijk aan de btw in je pakket
• Mogelijke dubbele betalingen en bedragen die veel hoger zijn dan wat een leverancier normaal kost, zijn nagekeken

Software loopt deze lijst na. Een boekhouder kijkt de uitkomst na en tekent af. Daarna zetten we de maand vast, en wijzigen we er niets meer in. Meer over wat dat voor jou betekent, lees je op maandafsluiting.

Elke bankregel verwerkt

Je bankrekening laat alles zien wat er met je geld is gebeurd. Staat er een regel open, dan weet je niet of je cijfers kloppen. Daarom moet elke regel van de maand op een van deze manieren verwerkt zijn:

• Geboekt, op een grootboekrekening met een btw-code, en waar het kan met de bon erbij
• Gekoppeld aan een verkoopfactuur of inkoopfactuur die al in je pakket staat
• Met een reden afgehandeld, zoals een overboeking naar je eigen spaarrekening, waar geen bon bij hoort

Ontbreekt er een bon, dan vragen we die bij jou op. Je krijgt een linkje en maakt een foto. Na een week sturen we een herinnering, na twee weken nog één. Zolang de regel openstaat, blijft de maand open.

Geen documenten die nog wachten

Bonnen en facturen die binnenkomen, worden gelezen en aan een bankregel gekoppeld. Soms lukt dat niet in één keer, bijvoorbeeld omdat de bon onleesbaar is of omdat er nog geen betaling bij staat. Zo’n document wacht dan op een mens. Een maand gaat pas dicht als er niets meer wacht. Zo blijft er geen factuur liggen die bij een afgesloten maand hoort.

De btw sluit aan

De btw die wij volgens onze boekingen hebben vastgelegd, moet gelijk zijn aan de btw die in je pakket staat. Een verschil betekent dat er in het pakket iets is geboekt of aangepast buiten onze boekingen om. Dat kan kloppen, bijvoorbeeld een correctie van je accountant, maar het moet verklaard zijn voordat de maand dichtgaat.

Dit is ook de basis voor je btw-aangifte. Een kwartaal is drie afgesloten maanden bij elkaar opgeteld. Bij Professional en Complete zetten we de aangifte voor je klaar. Zie btw-aangifte per kwartaal.

Dubbele betalingen en uitschieters

Een factuur die twee keer is betaald, zie je in de boekhouding aan twee bankregels bij dezelfde leverancier met hetzelfde bedrag. Soms is dat terecht, soms heb je iets te veel betaald en kun je het terugvragen. We kijken elke mogelijke dubbele betaling na.

Hetzelfde geldt voor een bedrag dat veel hoger is dan wat een leverancier normaal kost. Er kan een reden voor zijn, zoals een jaarfactuur. Het kan ook een fout zijn. Zo’n bedrag kijken we na voordat de maand dichtgaat.

Hoe vaak, en hoeveel we nakijken

Bij nieuwe klanten kijken we elke boeking na. Kennen we een leverancier al, dan boekt de software die zelf en controleren wij steekproeven. Bij elke boeking staat welke bon erbij hoort, zodat je accountant het kan nagaan. De prijzen per abonnement staan op tarieven.

Wat een boekhouder in het algemeen nog meer bekijkt

De controles hieronder horen bij een goed bijgehouden administratie, wie hem ook bijhoudt. Kijk er zelf naar als je je cijfers wilt beoordelen.

• Het banksaldo. Het saldo van elke rekening in je pakket moet op de laatste dag van de maand gelijk zijn aan het saldo bij je bank. Een verschil wijst op een gat of een dubbele regel. Zie bankkoppeling problemen.
• Tussenrekeningen. Een tussenrekening of vraagpost is een plek voor bedragen waarvan nog niet duidelijk is waar ze horen. Aan het eind van de maand hoort die leeg te zijn, of moet elk bedrag dat erop staat verklaard zijn.
• Privé en zakelijk. Een privé-uitgave van je zakelijke rekening hoort niet bij je kosten, en je mag er geen btw op aftrekken. De boekhouder boekt die apart, zodat je accountant er aan het eind van het jaar niet naar hoeft te zoeken.
• Openstaande posten. Staan er verkoopfacturen open die allang betaald zijn, of inkoopfacturen die nooit zijn betaald? Dan klopt er een koppeling niet, of mist er een betaling.
• Vaste kosten. Huur, verzekeringen en abonnementen komen elke maand of elk kwartaal terug. Ontbreekt er een, dan is een bankregel verkeerd geboekt of mist er een factuur.
• De btw-codes. Een buitenlandse factuur zonder btw hoort een code voor verlegde btw te hebben. Zie btw verlegd boeken.

Wat je eraan hebt, en wat bij je accountant blijft

Een afgesloten maand kun je gebruiken. Je ziet wat je bedrijf heeft verdiend en uitgegeven, en je accountant krijgt aan het eind van het jaar twaalf maanden die al kloppen. Pakketten kunnen een periode ook vergrendelen. In Moneybird kun je in een vergrendelde periode bijvoorbeeld geen facturen of bankregels meer bewerken of verwijderen.

De jaarrekening, loonadministratie en belastingadvies doen we niet. Die blijven bij je accountant. Ben je een paar maanden achter, dan halen we die eerst in, de oudste eerst. Zie achterstand inhalen.

Veelgestelde vragen

Waarom sluiten jullie een maand niet af als er nog één regel openstaat?

Omdat je dan niet weet of de cijfers van die maand kloppen. Eén open regel kan een gemiste factuur zijn, of btw die je had mogen aftrekken. Zodra de regel is verwerkt, sluiten we af.

Wat is een steekproef op automatische boekingen?

Kennen we een leverancier al, dan boekt de software die zelf. Bij een steekproef kijkt een boekhouder een deel van die boekingen opnieuw na, om te zien of de software het nog goed doet. Bij Complete doen we dat elke week.

Kijkt mijn accountant dit ook na?

Dat spreek je met je accountant af. Elke boeking staat in je eigen pakket, met de bon als bijlage en een korte toelichting, dus je accountant kan alles nagaan.