Btw-aangifte per kwartaal: wat je boekhouder klaarzet en wat jij doet
Elk kwartaal doe je btw-aangifte en betaal je de btw die je verschuldigd bent. Je boekhouder kan de aangifte klaarzetten. Jij kijkt hem na, en de aangifte en de betaling blijven op jouw naam.
Wanneer de aangifte en de betaling binnen moeten zijn
Doe je aangifte per kwartaal, dan moeten de aangifte en de betaling binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Binnen betekent dat de Belastingdienst ze heeft ontvangen. Maak het bedrag dus op tijd over, zodat het er op die dag is.
| Kwartaal | Aangifte en betaling binnen op |
|---|---|
| 1e kwartaal (januari t/m maart) | 30 april |
| 2e kwartaal (april t/m juni) | 31 juli |
| 3e kwartaal (juli t/m september) | 31 oktober |
| 4e kwartaal (oktober t/m december) | 31 januari van het jaar erna |
Ook als je niets hoeft te betalen, doe je aangifte. Dat heet een nihilaangifte. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan doe je in principe geen btw-aangifte.
Ben je te laat, dan kun je een naheffingsaanslag en een boete krijgen. Uitstel voor de aangifte krijg je alleen bij een calamiteit.
Wat klaarzetten betekent
Klaarzetten betekent dat de bedragen voor elke rubriek van de aangifte kloppen met je boekhouding en voor je klaarstaan. Indienen is de laatste stap. Die doe je zelf, of je laat het doen door iemand die je daarvoor hebt gemachtigd.
Voordat je boekhouder een aangifte klaarzet, moet dit kloppen.
- Alle bankregels van de drie maanden zijn geboekt, met de bon of factuur erbij
- Je verkoopfacturen staan erin, met het juiste btw-tarief
- Btw op kosten is alleen meegenomen als er een factuur of bon is waarop die btw staat
- Verlegde btw en inkopen uit het buitenland staan in de rubriek waar ze horen. Zie btw verlegd boeken.
- De btw-totalen in je pakket zijn gelijk aan de btw volgens de boekingen
Bij ons is de kwartaalaangifte drie afgesloten maanden bij elkaar opgeteld. Bij elke maandafsluiting controleren we al of de btw volgens onze boekingen gelijk is aan de btw in je pakket.
Wat jij nakijkt
Jij kent je bedrijf beter dan je boekhouder. Kijk daarom deze punten na voordat de aangifte de deur uitgaat.
- Klopt de omzet met wat je dit kwartaal hebt gefactureerd?
- Mist er een verkoopfactuur die je buiten je pakket hebt gemaakt?
- Zit er een privé-uitgave tussen waarvan nu btw wordt teruggevraagd?
- Kun je het bedrag verklaren als je het naast vorig kwartaal legt?
Klopt er iets niet, laat het dan weten voordat de aangifte wordt ingediend. Een fout die je nu vindt, hoef je later niet te corrigeren.
Waar het misgaat
- Bonnen die ontbreken. Zonder factuur of bon kun je de btw op die uitgave niet aftrekken. Hoe eerder de bon er is, hoe minder er aan het eind van het kwartaal openstaat.
- Privé-uitgaven op de zakelijke rekening. Daar hoort geen btw van teruggevraagd te worden.
- Verkopen buiten je pakket. Een factuur die je in Word of een ander programma maakte, staat niet vanzelf in je boekhouding.
- Uitbetalingen van Stripe, Mollie of PayPal. Op je bank komt één bedrag binnen, met de verkopen en de kosten door elkaar. Die moeten uit elkaar gehaald worden. Wij splitsen elke uitbetaling op. Zie webshops.
Indienen en betalen
- Je dient de aangifte in via Mijn Belastingdienst Zakelijk, of vanuit je boekhoudpakket als dat aangifte kan doen. Laat je je accountant indienen, dan heeft die daarvoor een machtiging van je nodig.
- Je krijgt geen aanslag. Het bedrag van de aangifte maak je zelf over.
- Je gebruikt het betalingskenmerk van dat kwartaal. Dat staat in je aangiftebrief en in Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Krijg je btw terug, dan stort de Belastingdienst die op je rekening, of verrekent hij die met belastingen die je nog moet betalen.
Een fout ontdekt na het indienen
Sinds 1 januari 2025 geldt een vaste termijn van 8 weken voor fouten van meer dan € 1.000. Kleinere fouten neem je mee in de volgende aangifte.
| Fout in de btw | Wat je doet |
|---|---|
| € 1.000 of minder te veel of te weinig | Verwerken in je eerstvolgende aangifte, in de rubriek waar het bedrag hoort |
| Meer dan € 1.000 | Een suppletie (correctieformulier) in Mijn Belastingdienst Zakelijk, uiterlijk 8 weken nadat je de fout ontdekte |
In de suppletie vul je de bedragen in zoals ze in de aangifte hadden moeten staan, in alle rubrieken. Corrigeren kan tot en met 5 jaar na het jaar waar de fout over gaat.
Heb je te weinig btw aangegeven, wacht dan met betalen tot de naheffingsaanslag komt. Corrigeer je binnen hetzelfde jaar, of dien je de suppletie in binnen 3 maanden na afloop van dat jaar, dan betaal je geen belastingrente. Ontdekt de Belastingdienst de fout eerder dan jij, dan kun je hem niet meer zonder boete corrigeren.
Wat wij doen en wat niet
Bij Professional en Complete zetten we je btw-aangifte per kwartaal klaar. Indienen doe je zelf of je accountant. Bij Essential boeken we je administratie en controleren we bij elke afsluiting de btw-totalen, en zet je de aangifte zelf klaar of laat je dat je accountant doen. Zie tarieven.
Vragen over welk tarief op jouw product hoort, over btw in andere EU-landen of over een herziening zijn belastingadvies. Dat blijft bij je accountant, net als loonadministratie en de jaarrekening.
Veelgestelde vragen
- Moet ik aangifte doen als ik dit kwartaal niets heb verkocht?
- Ja. Dan doe je een nihilaangifte. Alleen als je meedoet aan de kleineondernemersregeling, doe je in principe geen aangifte.
- Wie is verantwoordelijk als de aangifte niet klopt?
- Jij, als ondernemer, ook als een ander de cijfers heeft klaargezet. Daarom kijk je de aangifte na voordat hij wordt ingediend.
- Ik heb de aangifte net ingediend en zie een fout. De termijn loopt nog. Wat nu?
- Ook dan gebruik je het suppletieformulier. Moet je bijbetalen, doe dat dan voor de uiterste betaaldatum van dat kwartaal, met hetzelfde betalingskenmerk.