OpenZero est un service de No Name B.V. Cette politique indique quelles données à caractère personnel nous utilisons, à quelles fins, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.
Qui nous sommes
No Name B.V., exerçant sous le nom commercial OpenZero
Dierenriem 42A, 7071 TH Ulft
KvK 77121481 · TVA NL860907910B01
Questions sur la vie privée : [email protected]
Deux rôles
Nous décidons nous-mêmes de ce que nous faisons des données de nos clients et de leurs personnes de contact, des visiteurs du site web et des personnes qui nous envoient un message. Pour ces données, nous sommes responsable du traitement et la présente politique s'applique.
Nous agissons sur instruction lorsque nous tenons la comptabilité d'un client. Les opérations bancaires, factures et justificatifs de cette comptabilité contiennent souvent des données d'autres personnes : fournisseurs, clients et salariés de notre client. Nous traitons ces données en tant que sous-traitant, uniquement pour cette comptabilité et conformément à l'accord de sous-traitance que nous concluons avec chaque client. Notre client en est responsable. Il est préférable de lui adresser vos questions sur ces données ; nous l'aidons à y répondre.
Quelles données nous utilisons et à quelles fins
| De qui | Quelles données | À quelles fins | Base juridique |
|---|---|---|---|
| Clients et leurs personnes de contact | nom, adresse e-mail, numéro de téléphone si vous le communiquez, données de l'entreprise, numéro KvK, langue | conclure et exécuter l'abonnement, contact au sujet de votre comptabilité | exécution du contrat |
| Clients | moyen de paiement (conservé par Stripe ; nous ne voyons que le type et les derniers chiffres), statut de paiement et factures | encaisser l'abonnement chaque mois | exécution du contrat |
| Clients | nos factures et paiements | notre propre comptabilité | obligation légale (obligation légale de conservation fiscale) |
| Utilisateurs du portail (y compris les salariés et les responsables budgétaires d'un client) | nom, adresse e-mail, rôle, service, derniers chiffres d'une carte d'entreprise, données de connexion, moment de vos connexions, approbations que vous avez données | se connecter au moyen d'un lien envoyé par e-mail, indiquer quels justificatifs nous avons besoin de vous, approuver des dépenses | exécution du contrat avec notre client ; notre intérêt légitime à nous adresser à la bonne personne |
| Nos comptables | nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), vérification en deux étapes, ce qu'ils ont fait dans le système | accès au système et suivi de qui a fait quoi | exécution du contrat de travail ; intérêt légitime (sécurité) |
| Personnes qui utilisent le formulaire de contact | nom, adresse e-mail, numéro de téléphone si vous le communiquez, votre message | répondre à votre question | intérêt légitime |
| Visiteurs du site web | adresse IP et données techniques dans les journaux du serveur | assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site web, lutter contre les abus | intérêt légitime |
Vous n'êtes pas obligé de nous fournir des données. Sans nom, adresse e-mail et données de l'entreprise, nous ne pouvons pas conclure d'abonnement.
Logiciels et automatisation
Nous lisons les justificatifs et les factures au moyen de logiciels, y compris d'intelligence artificielle (IA). Ces logiciels font des propositions : à quelle opération bancaire un justificatif correspond et sur quel compte du grand livre une écriture est passée. Un comptable vérifie ces propositions. Nous ne passons automatiquement que les écritures qui découlent de règles approuvées par votre comptable, et celles-ci aussi, il les contrôle par sondage. Nous ne prenons aucune décision concernant des personnes qui serait prise uniquement par un logiciel et produirait des effets juridiques.
Nous n'utilisons pas les données des clients pour entraîner des modèles d'IA, et nos fournisseurs d'IA ne le font pas non plus.
Avec qui nous partageons des données
Nous ne vendons pas de données. Nous ne les partageons qu'avec les parties dont nous avons besoin pour fournir le service. Avec chacune d'elles, nous avons conclu des accords sur la sécurité et la confidentialité.
| Partie | À quelles fins | Où |
|---|---|---|
| DigitalOcean | hébergement du site web, de la base de données et des documents | Amsterdam (UE) |
| Stripe | paiements de l'abonnement et de nos factures | Irlande (UE) ; Stripe peut transférer des données vers les États-Unis |
| Microsoft (Azure AI Document Intelligence) | lire le texte des justificatifs et des factures | UE |
| Anthropic (Claude) | faire des propositions de rapprochement et d'écritures | États-Unis |
| Enable Banking | récupérer les opérations bancaires si vous connectez votre banque | Finlande (UE) |
| Notre service d'e-mail | envoyer des e-mails, comme des liens de connexion et des rappels | UE |
| Chambre de commerce néerlandaise (KvK) | rechercher les données de l'entreprise lors de l'inscription | Pays-Bas |
Par ailleurs, nous travaillons dans le logiciel comptable que vous choisissez, comme Moneybird, Exact Online, Twinfield, SnelStart, QuickBooks ou Xero, et nous récupérons les versements auprès de Stripe, Mollie, PayPal ou Shopify si vous les connectez. Cela se fait à votre demande et selon les conditions de ces parties.
Si la loi nous y oblige, nous communiquons des données aux autorités compétentes, comme l'administration fiscale néerlandaise (Belastingdienst).
Données hors de l'UE
Anthropic est établie aux États-Unis. Pour faire des propositions, Claude reçoit le texte d'un justificatif ou d'une facture et les données de l'opération bancaire. Nous avons convenu avec Anthropic des clauses contractuelles types de la Commission européenne. Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner des modèles et les supprime dans un délai de 30 jours.
Stripe peut transférer des données de paiement à Stripe, Inc. aux États-Unis. Des clauses contractuelles types s'appliquent également à ce transfert.
Vous pouvez demander une copie de ces accords à [email protected].
Combien de temps nous conservons les données
| Données | Durée |
|---|---|
| Données des clients et des personnes de contact | tant que vous êtes client, puis 2 ans |
| Nos factures et paiements | 7 ans (obligation légale de conservation fiscale) |
| Documents, opérations et écritures dans nos systèmes | tant que vous êtes client. Après la fin, vous pouvez les télécharger pendant 30 jours ; nous les supprimons ensuite dans un délai de 60 jours. Votre comptabilité elle-même se trouve dans votre propre logiciel. |
| Connexions, sessions et journal de qui a fait quoi | 2 ans |
| Messages envoyés via le formulaire de contact | 1 an, ou plus longtemps si vous devenez client |
| Journaux du serveur | 30 jours |
| Sauvegardes | 14 jours |
Sécurité
- Toutes les connexions sont chiffrées (https).
- Nous stockons sous forme chiffrée les données d'accès aux logiciels comptables et aux banques.
- Nos comptables se connectent avec un mot de passe et une vérification en deux étapes, et ne voient que les clients avec lesquels ils travaillent.
- Nous enregistrons qui a fait quoi. Nous faisons une sauvegarde chaque jour.
Vous remarquez quelque chose qui ressemble à une fuite de données ? Signalez-le à [email protected].
Cookies
Nous n'utilisons que les cookies nécessaires au fonctionnement du site web :
- un cookie qui vous maintient connecté (
oz_session) ; - un cookie qui mémorise votre choix de langue (
oz_lang).
Nous n'utilisons pas de cookies de statistiques ou de publicité, ni de traceurs de tiers. C'est pourquoi nous ne demandons pas de consentement pour les cookies.
Vos droits
Vous pouvez nous demander :
- d'accéder à vos données ;
- de les rectifier ;
- de les effacer ;
- d'en limiter l'utilisation ;
- de vous les transférer, à vous ou à un tiers.
Vous pouvez également vous opposer à une utilisation fondée sur notre intérêt légitime. Écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Il peut arriver que nous vous demandions d'abord de montrer qu'il s'agit bien de vos données.
S'agit-il de données figurant dans la comptabilité de l'un de nos clients ? Nous transmettons alors votre demande à ce client.
Vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données ? Faites-le-nous savoir. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Modifications
Si nous modifions cette politique, nous publions la nouvelle version sur cette page. En cas de modifications importantes, nous en informons d'abord les clients par e-mail.