OpenZero ist ein Dienst der No Name B.V. In dieser Erklärung steht, welche personenbezogenen Daten wir verwenden, wofür, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben.
Wer wir sind
No Name B.V., handelnd unter dem Namen OpenZero
Dierenriem 42A, 7071 TH Ulft
KvK 77121481 · USt-IdNr. NL860907910B01
Fragen zum Datenschutz: [email protected]
Zwei Rollen
Wir entscheiden selbst, was wir mit den Daten unserer Kunden und ihrer Ansprechpartner, der Besucher der Website und der Personen tun, die uns eine Nachricht schicken. Für diese Daten sind wir Verantwortlicher, und für sie gilt diese Erklärung.
Wir arbeiten im Auftrag, wenn wir die Buchhaltung eines Kunden führen. Die Bankumsätze, Rechnungen und Belege in dieser Buchhaltung enthalten oft Daten anderer Personen: von Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern unseres Kunden. Diese Daten verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter, nur für diese Buchhaltung und gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag, den wir mit jedem Kunden schließen. Unser Kunde ist dafür verantwortlich. Fragen zu diesen Daten richten Sie am besten an ihn; wir helfen ihm bei der Antwort.
Welche Daten wir verwenden und wofür
| Von wem | Welche Daten | Wofür | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Kunden und ihre Ansprechpartner | Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, wenn Sie diese angeben, Unternehmensdaten, KvK-Nummer, Sprache | das Abonnement abschließen und durchführen, Kontakt über Ihre Buchhaltung | Vertragserfüllung |
| Kunden | Zahlungsmethode (diese speichert Stripe, wir sehen nur die Art und die letzten Ziffern), Zahlungsstatus und Rechnungen | das Abonnement jeden Monat einziehen | Vertragserfüllung |
| Kunden | unsere Rechnungen und Zahlungen | unsere eigene Buchhaltung | rechtliche Verpflichtung (steuerliche Aufbewahrungspflicht) |
| Nutzer des Portals (auch Mitarbeiter und Budgetverantwortliche eines Kunden) | Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Abteilung, die letzten Ziffern einer Firmenkarte, Anmeldedaten, wann Sie sich angemeldet haben, Genehmigungen, die Sie erteilt haben | Anmeldung mit einem Link per E-Mail, anzeigen, welche Belege wir von Ihnen brauchen, Genehmigen von Ausgaben | Erfüllung des Vertrags mit unserem Kunden; unser berechtigtes Interesse, die richtige Person zu fragen |
| Unsere Buchhalter | Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Zwei-Faktor-Authentifizierung, was sie im System getan haben | Zugang zum System und Festhalten, wer was getan hat | Erfüllung des Arbeitsvertrags; berechtigtes Interesse (Sicherheit) |
| Personen, die das Kontaktformular nutzen | Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, wenn Sie diese angeben, Ihre Nachricht | Ihre Frage beantworten | berechtigtes Interesse |
| Besucher der Website | IP-Adresse und technische Daten in Serverprotokollen | die Website sicher und funktionsfähig halten, Missbrauch verhindern | berechtigtes Interesse |
Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne Name, E-Mail-Adresse und Unternehmensdaten können wir kein Abonnement abschließen.
Software und Automatisierung
Wir lesen Belege und Rechnungen mit Software, auch mit künstlicher Intelligenz (KI). Diese Software macht Vorschläge: zu welchem Bankumsatz ein Beleg gehört und auf welches Sachkonto etwas gebucht wird. Ein Buchhalter prüft diese Vorschläge. Nur Buchungen, die sich aus Regeln ergeben, die Ihr Buchhalter genehmigt hat, buchen wir automatisch, und auch diese prüft er stichprobenartig. Wir treffen keine Entscheidungen über Personen, die ausschließlich von Software getroffen werden und Rechtswirkung haben.
Wir verwenden die Daten von Kunden nicht, um KI-Modelle zu trainieren, und unsere KI-Anbieter tun das auch nicht.
Mit wem wir Daten teilen
Wir verkaufen keine Daten. Wir teilen sie nur mit Parteien, die wir brauchen, um den Dienst zu erbringen. Mit jeder von ihnen haben wir Vereinbarungen über Sicherheit und Geheimhaltung.
| Partei | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Hosting der Website, der Datenbank und der Dokumente | Amsterdam (EU) |
| Stripe | Zahlungen des Abonnements und unsere Rechnungen | Irland (EU); Stripe kann Daten in die Vereinigten Staaten übermitteln |
| Microsoft (Azure AI Document Intelligence) | Text aus Belegen und Rechnungen lesen | EU |
| Anthropic (Claude) | Vorschläge für Zuordnen und Buchen machen | Vereinigte Staaten |
| Enable Banking | Bankumsätze abrufen, wenn Sie Ihre Bank verbinden | Finnland (EU) |
| Unser E-Mail-Dienst | E-Mails versenden, zum Beispiel Anmeldelinks und Erinnerungen | EU |
| niederländische Handelskammer (KvK) | Unternehmensdaten bei der Registrierung nachschlagen | Niederlande |
Außerdem arbeiten wir in dem Buchhaltungsprogramm, das Sie wählen, zum Beispiel Moneybird, Exact Online, Twinfield, SnelStart, QuickBooks oder Xero, und rufen Auszahlungen bei Stripe, Mollie, PayPal oder Shopify ab, wenn Sie diese verbinden. Das geschieht auf Ihren Wunsch und zu den Bedingungen dieser Parteien.
Wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, geben wir Daten an zuständige Behörden weiter, zum Beispiel an die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst).
Daten außerhalb der EU
Anthropic hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Um Vorschläge zu machen, erhält Claude den Text eines Belegs oder einer Rechnung und die Daten des Bankumsatzes. Wir haben mit Anthropic Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart. Nach seinen Geschäftsbedingungen verwendet Anthropic diese Daten nicht zum Trainieren von Modellen und löscht sie innerhalb von 30 Tagen.
Stripe kann Zahlungsdaten an Stripe, Inc. in den Vereinigten Staaten übermitteln. Auch dafür gelten Standardvertragsklauseln.
Eine Kopie dieser Vereinbarungen können Sie über [email protected] anfordern.
Wie lange wir Daten speichern
| Daten | Wie lange |
|---|---|
| Kunden- und Kontaktdaten | solange Sie Kunde sind, und danach 2 Jahre |
| Unsere Rechnungen und Zahlungen | 7 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht) |
| Dokumente, Umsätze und Buchungen in unseren Systemen | solange Sie Kunde sind. Nach dem Ende können Sie sie 30 Tage lang herunterladen; danach löschen wir sie innerhalb von 60 Tagen. Ihre Buchhaltung selbst steht in Ihrem eigenen Programm. |
| Anmeldungen, Sitzungen und das Protokoll, wer was getan hat | 2 Jahre |
| Nachrichten über das Kontaktformular | 1 Jahr, oder länger, wenn Sie Kunde werden |
| Serverprotokolle | 30 Tage |
| Backups | 14 Tage |
Sicherheit
- Alle Verbindungen sind verschlüsselt (https).
- Zugangsdaten für Buchhaltungsprogramme und Banken speichern wir verschlüsselt.
- Unsere Buchhalter melden sich mit Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung an und sehen nur die Kunden, mit denen sie arbeiten.
- Wir halten fest, wer was getan hat. Wir erstellen jeden Tag ein Backup.
Bemerken Sie etwas, das wie eine Datenpanne aussieht? Melden Sie es über [email protected].
Cookies
Wir verwenden nur Cookies, die nötig sind, damit die Website funktioniert:
- ein Cookie, das Sie angemeldet hält (
oz_session); - ein Cookie, das Ihre Sprachwahl speichert (
oz_lang).
Wir verwenden keine Cookies für Statistiken oder Werbung und keine Tracker von Dritten. Deshalb bitten wir nicht um Einwilligung für Cookies.
Ihre Rechte
Sie können uns bitten:
- Ihre Daten einzusehen;
- sie zu berichtigen;
- sie zu löschen;
- ihre Verwendung einzuschränken;
- sie an Sie oder einen anderen zu übertragen.
Sie können auch Widerspruch gegen eine Verwendung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses einlegen. Schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats. Manchmal bitten wir Sie zuerst nachzuweisen, dass es um Ihre Daten geht.
Geht es um Daten in der Buchhaltung eines unserer Kunden? Dann leiten wir Ihre Anfrage an diesen Kunden weiter.
Sind Sie nicht damit einverstanden, wie wir mit Ihren Daten umgehen? Sagen Sie es uns. Sie können auch eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) einreichen.
Änderungen
Wenn wir diese Erklärung ändern, stellen wir die neue Fassung auf diese Seite. Bei großen Änderungen informieren wir Kunden vorher per E-Mail.